В 2009 году архивный отдел Правительства Пензенской области был ликвидирован как отдельный орган исполнительной власти, а его полномочия были преданы в Управление культуры и архива Пензенской области. Только в феврале 2017г. по инициативе губернатора Пензенской области Ивана Александровича Белозерцева был создан самостоятельный орган исполнительной власти в сфере архивного дела - Комитет по делам архивов Пензенской области.
Архивный сектор располагается в здании администрации Колышлейского района по адресу р.п. Колышлей, ул. Московская, 20.
Архивохранилища находятся на первом и втором этажах, общая площадь составляет 89,5 кв.м. Кабинет зав. архивным сектором располагается на втором этаже, где по понедельникам и четвергам проводится и прием граждан. В остальные дни идет обработка запросов.
Ежедневно идет работа по физической сохранности документов, ведь бумажные носители – источник важной информации. Замена пришедших в негодность ярлыков, обозначающих наименование фонда и даты документов - это тоже важная часть работы. Ярлыки как знаки дорожного движения, они облегчают поиск нужного документа. Систематически проводится обеспыливание документов, контроль за состоянием температурно-влажностного режима… Вновь поступившие документы обрабатываются. В 2018 году было обработано 330 дел в 43 коробки.
На 01.01.2019 года в архивном секторе насчитывается 192 фонда, всего 21246 единиц хранения, из них 13097 - управленческая документация, 8149 - по личному составу.
Фонд архивного сектора постоянно пополняется. Источниками комплектования архивного сектора администрации Колышлейского района является 21 организация. Все документы расположены на стеллажах в определенном порядке. Каждая организация (фонд) имеет свой номер, каждый документ в фонде тоже нумеруется. Это делается для облегчения поиска. И еще … архив – это не склад забытых бумаг. Документы постоянно используются. Значительная часть рабочего времени уделена исполнению запросов граждан социально-правового характера (справки по заработной плате для оформления пенсии, постановления на выделение земельных участков, наименования улиц, договоры приватизации). За 2018 года поступил 1401 запрос. Все они рассмотрены, положительно решено 1385 запросов. Было выдано 213 выписок из постановлений о выделении земельных участков и наименовании улиц, 22 копии договоров на приватизацию квартир, исполнено 1188 запросов по выборке заработной платы, 10 запросов на восстановление трудовой книжки.
Архив работает с 21 организацией – источниками комплектования архивного сектора района. В 2018 году проведено ознакомление с работой 9 из них по всем направлениям деятельности: ведение делопроизводства, составление описей, ведение учётных документов, обеспечение их сохранности и использование документов.
За январь-февраль 2019 года принято 150 запросов граждан социально-правового характера. В рамка работы по оказанию методической помощи организациям-источникам комплектования проведено 2 семинара со специалистами организаций – источников комплектования архивного сектора, а также проверка одной из организаций – источников комплектования по вопросу сдачи документов, хранящихся в организации сверх установленного срока.
В честь празднования 100-летия государственной архивной службы Пензенской области в краеведческом музее р.п. Колышлей организована выставка: «История Колышлейского района в архивных документах».
